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Funcionalidades

1. FUNCIONALIDADES INCLUIDAS SIN COSTE ADICIONAL EN LAS LICENCIAS DE GESDATOS CONFIGURACIÓN Y MANTENIMIENTO (SEGÚN MODALIDADES)

CONFIGURACIÓN (ADECUACIÓN)

MICROPYME

BÁSICO

PLUS

PERSONALIZADO

FUNCIONALIDADES DE MANTENIMIENTO

MICROPYME

BÁSICO

PLUS

PERSONALIZADO

 

2. FUNCIONALIDADES MULTIORGANIZACIÓN

1. GESTIÓN DE LA ORGANIZACIÓN MATRIZ

Permite:

1. La gestión de los datos de la organización matriz.

2. La incorporación del logotipo de su organización

3. La modificación de la contraseña de acceso a la aplicación.

2. GESTIÓN DE PERMISOS

Permite:

1. La gestión de permisos

2. Crear y modificar datos delos autorizados

3. Gestionar la asignación de proyectos alos autorizados.

3. GESTIÓN DE LAS ORGANIZACIONES INTEGRANTES

Permite, respecto de la gestión de las organizaciones integrantes:

1. Crear las organizaciones

2. Acceder a la herramienta para cargar los datos y – por tanto que puedan cumplir con sus obligaciones – . Se dispone de un acceso a gesdatos para todas sus organizaciones. Podrá conectarse a la herramienta para introducir datos o gestionar el cumplimiento de las obligaciones de las organizaciones integrantes

3. Se podrá compartir datos de las organizaciones: elegir que organizaciones pueden o no compartir su información y la forma que se quiere hacerlo: mediante herencia o mediante copia en cascada.

4. listado de organizaciones muestra una tabla con todas las organizaciones dadas de alta y la modalidad de contratación.

histórico de accesos podrá consultar los accesos de sus organizaciones y de la propia organización matriz a la aplicación.

5. Puede supervisar sus organizaciones: bien mediante el sistema de tareas pendientes que despué se indica, bien accediendo directamente a sus organizaciones

6. Crear accesos para las organizaciones ,cambios de contraseña de acceso y bloqueos de acceso.

4. TAREAS PENDIENTES

Conocer las tareas pendientes que tiene atribuidas como matriz y las que tienen atribuidas sus organizaciones integrantes: bien por materias o bien por organización concreta.

5. RECURSOS

Se trata de unrepositorio de recursos, donde se puede acceder a la documentación aportada por gesdatos y a su disco duro virtual para que pueda alojar la documentación que desee que sea compartida o no por la organizaciones integrante.

 

3. FUNCIONALIDADES DE LAS HERRAMIENTAS Y MÓDULOS ADICIONALES

 

3.1. MÓDULO DE AUDITORÍAS

1. REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS OBLIGATORIAS Y VOLUNTARIAS

Permite la realización de auditorías:

Tanto las auditorías obligatorias para ficheros automatizados y no automatizados (arts. 96 y 110 del RD 1720/2007)

Como las auditorías voluntarias (de aspectos jurídicos), que pese a no ser exigidas legalmente son muy convenientes.

Tanto de clientes que ya estén dado de alta en GESDATOS (que estén en mantenimiento) como no.

2. AUDITORÍA SIN PAPELES. FASE DOCUMENTAL

Dispone de una funcionalidad para que el análisis documental se realice sin papeles mediante un interfaz para que el cliente auditado o el auditor cargue los documentos en la aplicación. Asimismo el auditor puede acceder directamente a la documentación del cliente (si es un cliente de GESDATOS) mediante la vista de auditor.

3. GESTIÓN DE EQUIPO DE AUDITORES

Permite a la entidad auditora gestionar su equipo de auditores

4. CALENDARIO Y PREPARACIÓN DE ENTREVISTAS

Permite programar las entrevistas por perfiles de entrevistados de firma que a cada uno sólo se le entreviste respecto de sus funciones y obligaciones.

Dispone de guías de entrevistas para los entrevistados.

5. ANÁLISIS INTUITIVO Y ÁGIL

Facilita el análisis puesto que:

1. Permite la generalización de aspectos comunes para agilizar el análisis.

2. Ofrece una completa batería de preguntas tipo test que comprenden todas las medidas exigidas.

3. Ofrece textos predefinidos de respuestas para deficiencias y recomendaciones predefinidas (se pueden editar y modificar). Es importante indicar que se integra una batería de recomendaciones que se pueden escoger desde la ISO 27001 y también del Esquema nacional de Seguridad (en el caso de organizaciones públicas).

4. EMISIÓN DE INFORMES EDITABLES

Una vez completado el análisis, el sistema generará un informe en formato editable para que pueda ser ajustado por el equipo de auditoría.

5. POSIBILIDAD DE FIRMA ELECTRÓNICA O NO

El sistema permite que se presente el informe imprimiéndolo y firmándolo en papel o bien firmándolo digitalmente y presentándolo bien por fuera o integrado en la propia plataforma GESDATOS.

6. REGISTRO

Una vez presentado el informe y cerrada la auditoría, el informe quedará registrado automáticamente en el Registro de Auditorías que genera la aplicación.

7. PDCA

El seguimiento de las deficiencias del cliente se integra en el apartado de Tareas pendientes de la organización generando un auténtico ciclo Plan Do CheckAct (PDCA).

 

3.2. MÓDULO DE EJERCICIO DE DERECHOS ARCO

Disponemos de varias herramientas para gestionar las solicitudes de ejercicio de derechos:

3.2.1. ESTÁNDAR: ÁMBITO PRIVADO

Las funcionalidades de que dispone son los siguientes:

1. Declaración de una nueva solicitud

Podrá introducir los datos referentes a la solicitud del interesado, así como analizar los requisitos formales de ésta.

2. Gestión de las solicitudes

Desde el apartado de Gestión, podrá realizar las siguientes acciones:

  • Modificar una solicitud: Podrá corregir o añadir datos a una solicitud declarada con anterioridad, o volver a realizar el cuestionario sobre requisitos formales.
  • Subsanar una solicitud: Si el interesado ha presentado los requisitos que la solicitud no contenía, podrá corregir los defectos formales que presenta la solicitud.
  • Contestar la solicitud: Para el ejercicio de derecho de acceso, podrá generar el documento de contestación al interesado, haciéndole saber si dispone de datos suyos, y el modo en el que se efectuará el derecho, siempre atendiendo a la petición del solicitante.
  • Resolver una solicitud: Le permitirá analizar los motivos por los que la generación puede ser denegada o concedida, y generar el documento de contestación personalizado adecuado.

3. Histórico de solicitudes

A través de este apartado, podrá llevar un seguimiento de las solicitudes resueltas, y consultar los datos de la solicitud, los plazos, y si la petición se accedió a conceder o se denegó, así como los motivos de ésta denegación

4. Herramienta de notificación de nuevas solicitudes.

Los empleados de la organización cliente tendrán acceso a un pequeño portal desde el que podrán notificar las nuevas solicitudes de derechos de acceso.

Esto puede ser especialmente útil, si los usuarios de atención de su empresa son los encargados de recibir este tipo de solicitudes.

3.2.2. EJERCICIO DE DERECHOS RELATIVOS A VIDEOVIGILANCIA

La herramienta está preparada para el ejercicio de derechos relativos a videovigilancia y tiene en cuenta les especialidades de este tipo de ficheros.

3.2.3. MÓDULO DE DERECHOS ARCO ON LINE Y ADAPTACIÓN A LA LEY 11/2007

El sistema permite:

1. La integración dentro de la web del cliente módulo de ejercicio de derechos para que los interesados puedan ejercitar sus derechos ARCO desde la web del cliente con garantías respecto de la identidad del interesado, y mediante un sistema que permite la selección de los ficheros respecto de los que se quiera ejercer los derechos (caso de que se concreten), integrándose estas solicitudes directamente en el workflow de ejercicio de derechos de GESDATOS descrito en el apartado anterior..

2. Este sistema permite cumplir en el proceso de ejercicio de derechos las exigencias de la Ley 11/2007, en el ámbito de la administración electrónica.

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